Письмо о заключении договора

СОГЛАШЕНИЕ О НАМЕРЕНИЯХ
на заключение договоров поставки товара

г. ________________ «____»__________________ г.
_____________________________________________________________________________,
(наименование организации)
именуемого далее «Сторона-1», в лице Генерального директора _____________________________________________________________________________,
(фамилия, инициалы, должность)
действующий на основании _______________________________________________,
(устава, положения, доверенности)
и _____________________________________________________________________
(наименование организации)
именуемого далее «Сторона-2», в лице Генерального директора __________________________________________________________________________,
(фамилия, инициалы, должность)
действующий на основании _________________________________________________,
(устава, положения, доверенности)
по результатам проведенных переговоров заключили следующее Соглашение:

1. ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ

1.1. Стороны договорились о подготовке и заключении в последующем договоров поставки _______________________________, далее именуемого «Товар», по которым Сторона-1 будет выступать покупателем, а Сторона-2 — поставщиком Товара.
Количество Товара, график платежей и поставок и иные условия конкретных поставок Товара будут определяться по соглашению сторон в заключаемых договорах поставки.
1.2.

Сторона-1 согласовывает со Стороной-2 общую сумму договоров поставки. Стоимость Товара определяется в конкретном договоре поставки, но не может быть меньше стоимости, указанной в настоящем соглашении о намерениях.
1.3. Товар после его приобретения становится собственностью Стороны-1. Право собственности на Товар перейдет к Стороне-1 с момента, указанного в договоре поставки.
2. ЦЕНА СДЕЛКИ

2.1. По предварительной договоренности между сторонами стоимость _________________ составляет _______________ рублей,
(прописью)
включая __% НДС — ____________________ рублей.
(прописью)
2.2. Оплата Товара будет осуществляться путем безналичного перечисления денежных средств в порядке и на условиях, указываемых в договоре поставки. В основу взаимных расчетов сторон будет положен принцип, суть которого состоит в предварительной оплате ____% стоимости заказанной партии Товара. По согласованию сторон сумма предоплаты может быть выше ____ %. Перечисление оставшейся суммы осуществляется после _______________.
2.3. По окончании расчетов между сторонами передача Товара будет производиться в виде оформления акта приемки — передачи Товара на складе Стороны- _____ и подписания его уполномоченными представителями сторон.
2.4. Поставка Товара осуществляется за счет Стороны- _______ путем ______________________________________________.
2.5. По согласованию сторон при наличии определенных условий, указанных в Приложении № 1 к настоящему соглашению о намерениях, Стороне-1 может быть предоставлена скидка в размере _________% от стоимости Товара.

3. СРОКИ РЕАЛИЗАЦИИ НАМЕРЕНИЙ СТОРОН

3.1. Настоящее Соглашение является предварительным, содержит основные условия договоров поставки, которые будут заключаться в последующем.
3.2. Указанное Соглашение сохраняет силу до «___»_________________ ___ г. Сторона- ____ обязуется до указанной даты не заключать с другими партнерами аналогичного Соглашения либо договора поставки указанного в п. 1.1 настоящего Соглашения Товара.

4. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания сторонами и действует до «____»______________ ____ г.
4.2. Соглашение может быть расторгнуто по инициативе любой из сторон с обязательным уведомлением другой стороны не позднее чем за ______________ до даты расторжения.
4.3.

Соглашение составлено на русском языке в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон.

5. РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Сторона-1: _________________________________________

Сторона-2: _________________________________________

6. ПОДПИСИ СТОРОН:

Сторона-1 ________________________ (________________)
(фамилия, инициалы) (подпись)

Сторона-2 ________________________ (________________)
(фамилия, инициалы) (подпись)

  1. Структура письма
  2. Как писать?
  3. Образец письма-запроса о предоставлении документов
  4. Образец письма-запроса о предоставлении информации
  5. Образец письма-запроса о разъяснении

Письмо-запрос – это разновидность делового письма. Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит. Хотя бы ради соблюдения установленного порядка.

Что можно запрашивать?

  • Информацию (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д.).
  • Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).

Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.

Структура письма

Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

  • сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
  • затем – дата составления и исходящий номер документа;
  • заголовок, отражающий суть вопроса;
  • обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
  • суть вопроса;
  • благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
  • благодарность;
  • должность, ФИО и подпись отправителя.

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь.

Как писать?

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

  • «на основании наших предварительных договорённостей»;
  • «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
  • «в соответствии с заключенным договором»;
  • «для заключения договора».

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…».

Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения). А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

  • «просим сообщить о…»;
  • «будем крайне признательны, если Вы…»;
  • «просим выслать…».

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

  • «просим ответить по возможности скорее»;
  • «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
  • «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
  • «с нетерпением ждём Вашего письма»;
  • «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

Образец письма-запроса о предоставлении документов

«Уважаемый Владимир Александрович!

Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов:

  • устав организации;
  • свидетельства ОГРН и ИНН;
  • свидетельство о государственной регистрации фирмы (полученное в ИФНС в установленном законом порядке);
  • приказ о назначении на должность генерального директора.

Прошу отправить как оригиналы документов (почтой России либо курьерской службой), так и их копии (электронной почтой на general@site.com)».

Образец письма-запроса о предоставлении информации

«Уважаемый Пётр Владимирович!

Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа. Заранее благодарю за быстрый ответ!».

Образец письма-запроса о разъяснении

«Уважаемый Александр Петрович!

В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».

Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа. Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять. А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.

Зачем нужно писать сопровождение

Сопроводительное письмо (или, как его частно называют, сопроводиловка) — разновидность деловой корреспонденции. Составляют его не только когда необходимо передать сами документы и зафиксировать этот факт, но и когда важно обратить внимание на ключевые моменты или дать четкое руководство к действию. В деловой переписке используют различные виды сопроводительных бумаг, ранее мы писали об общих требованиях к их составлению и о сопроводиловке к договору. В этой статье разберем, как составить сопровождение, в случае когда вы направляете второй стороне или соглашение на подпись, или дополнительное соглашение.

Существуют ли требования к сопроводиловке

Прежде всего напомним, что цель, с которой составляют, например, сопроводительное письмо о направлении договора на подписание, не только сообщить о том, какие действия вы ждете от получателя, но и составить опись всех бумаг, которые направили ему, а также зафиксировать факт и время получения. Обязательных требований закон не устанавливает, сопровождение составляется в свободной форме. Но есть рекомендации:

  1. Привести адрес, по которому необходимо вернуть подписанное соглашение.
  2. Четко сформулировать, какие действия и в какие сроки ожидаете от получателя. Не стоит писать просто «подпишите и верните». Будьте конкретнее: «Просим подписать и вернуть до 1 августа 2018 года».
  3. Зафиксировать время отправления, а затем и получения.
  4. Составить подробную опись документов. Опять же, будьте максимально точны. Не пишите просто «договор в 2 экземплярах». Приведите полное наименование и реквизиты, а также число страниц: «Договор поставки продовольственных товаров №123 от 20 июля 2018 года, 2 экземпляра по 3 страницы каждый».
  5. Зафиксировать не только факт получения самого сопроводительного письма, но и передачи документов. Поэтому составляйте сопровождение в двух экземплярах по одному для каждой стороны.
  6. Если направляете допник, следует указать реквизиты не только его, но и основного соглашения.

Пример составления сопроводительного письма

Шаг 1.

Внесите информацию об организации. Этот шаг можно пропустить, если используете официальный бланк, на котором уже указаны наименование учреждения, его адрес и другие реквизиты.

Обратите внимание, если вернуть документы нужно по другому адресу, обязательно уточните это в тексте.

Шаг 2. Укажите информацию об организации-получателе (название и полный адрес) и сотруднике, который будет получать документы. Это может быть руководитель либо работник, который отвечает за направление деятельности или подписание вашего соглашения.

Шаг 3. Впишите исходящий номер и дату отправления. Эти данные можно получить у сотрудника, который отвечает за документооборот в компании — именно он будет регистрировать исходящую корреспонденцию. Регистрацию входящего делает получатель.

Шаг 4. Составьте текст письма.

Шаг 5. Составьте опись всех бумаг, которые направляете на подпись.

Шаг 6. Завизируйте документ. Если организация использует печать, нужно поставить ее.

Образец сопроводительного письма к договору

Скачать

Образец сопроводительного письма к дополнительному соглашению к договору

Скачать

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ЯЗЫКОВЫЕ КОНСТРУКЦИИ В ТЕКСТЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

(продолжение)

II. В основной части письма могут быть использованы следующие формулировки:

  • Ваше предыдущее письмо создает хорошие предпосылки для развития взаимовыгодных отношений наших организаций в вопросах…
  • Учитывая содержание предложений, поступивших от Вас ранее, мы полагаем целесообразным конкретизировать их в проекте соглашения о…
  • Суть нашего предложения заключается в следующем…
  • В подтверждение провозглашаемых намерений продолжить наше сотрудничество мы обращаемся к руководству Вашей компании со следующим взаимовыгодным предложением…
  • Целью предполагаемого соглашения является совместное осуществление…
  • Согласно плану поставок продукции на … квартал … года наша организация обязалась…
  • В настоящее время наша организация располагает возможностью оказать своим деловым партнерам комплексные услуги по…

Интерпретация собственной позиции:

  • Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.
  • Нам представляется оправданным…
  • Участие специалистов Вашей организации в реализации совместного проекта представляется нам крайне желательным по следующим причинам…
  • В рамках заключенного ранее соглашения мы считали бы полезным организовать встречу представителей наших организаций для…
  • Тем не менее мы считаем своим долгом вновь обратиться к Вам с предложением о…
  • Мы искренне надеемся, что непредвиденный перерыв в наших контактах не повлияет на состояние делового партнерства между нашими организациями…
  • В связи с изложенным мы имеем честь обратиться к руководству Вашей компании со следующим деловым предложением…
  • Мы не можем поставить вам…

Интерпретация действий другой стороны:

  • Совершенно необъяснимо, почему ваш завод задерживает высылку пресс-форм…

  • Данные вами обещания не выполняются. Такая задержка может привести…

Заключительная часть письма должна логически следовать за основной частью и здесь могут быть использованы такие формулировки как:

  • Мы искренне надеемся, что представленное в настоящем письме предложение о сотрудничестве вызовет у Вас интерес…
  • Мы надеемся, что, располагая указанной информацией о порядке…
  • Предлагая своим деловым партнерам комплексные услуги, наше предприятие исходит из того, что при подобном подходе…
  • Полагаем, что теперь Вам стали лучше понятны наши доводы в пользу…
  • Мы будем рады узнать Ваше мнение по поводу изложенных выше предложений о деловом сотрудничестве и надеемся на получение от Вас ответа по существу данного вопроса…
  • Пользуясь случаем, мы хотели бы еще раз обратить Ваше внимание на финансовый аспект высказанного предложения…
  • Руководство организации выражает свою готовность рассмотреть Ваш ответ незамедлительно после его получения…
  • Мы ожидаем от Вас обстоятельного и, по возможности, скорого ответа…
  • Мы рассчитываем на проявление с Вашей стороны конструктивного и взвешенного подхода к решению данного вопроса…

Выражение просьбы:

  • Просим… (…проверить ход выполнения работ…; …выслать в наш адрес более подробную информацию…; …принять меры…)
  • Прошу… (…сообщить данные о производительности…)

Сопроводительное письмо к договору — это инструкция к отправляемому договору либо его проекту.

Как написать сопроводительное письмо к договору

Сопроводительное письмо к договору имеет такую же структуру, как сопроводительное письмо к документам: в шапке документа указывается должность, наименование организации и ФИО получателя, ниже ставится дата, номер документа, а также при необходимости заголовок письма.

Затем следует обращение к получателю.

Текст сопроводительного письма к договору, как правило, начинается со следующих фраз:

  • Высылаем в Ваш адрес…
  • Представляем Вам…
  • Направляем Вам…

Затем следует наименование, номер договора и дальнейшие действия получателя: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно.

Заканчивается письмо подписью отправителя с указанием его должности и ФИО.

Образец сопроводительного письма к договору

Генеральному директору
ООО «Светлица»
Е.В. Филипповой

29.07.2013 № 29

Уважаемая Елена Владимировна!

Высылаем в Ваш адрес подписанный и скрепленный печатью договор поставки № 2013-26-07 от 26.07.2013 г. Просим его подписать, скрепить печатью и один экземпляр направить нам в течение 7 дней.

Приложение: договор в 2-х экз.(всего на 6 листах).

Директор Светлова О.Я.Светлова

Оформлять сопроводительное письмо к договору желательно на фирменном бланке организации.

Скачать

Похожие статьи

Оставьте комментарий